목차
행정 서류나 계약 서류를 제출할 때 “원본을 가져오세요”, “사본으로도 가능합니다”라는 말을 자주 듣게 됩니다. 겉보기에는 똑같아 보이지만, 서류 원본과 사본은 사용 목적과 효력이 다릅니다. 이번 글에서는 두 서류의 차이와 언제 어떤 서류가 필요한지 쉽게 정리해보겠습니다.
서류 원본이란 무엇일까?
서류 원본은 처음 발급되거나 작성된 공식 문서 자체를 의미합니다. 기관이나 발급처에서 직접 발행한 가장 최초의 문서입니다.
원본에는 발급 기관의 직인, 담당자의 서명, 고유 번호 등이 포함되어 있어 법적 효력이 가장 강한 자료로 취급됩니다.
계약 체결, 신원 확인, 중요한 행정 절차에서는 원본 제출을 요구하는 경우가 많습니다.
사본은 어떤 서류일까?
사본은 원본을 복사하거나 스캔한 문서를 말합니다. 내용은 동일하지만, 법적 효력은 원본보다 제한적인 경우가 많습니다.
단순 확인용, 보관용, 사전 검토용으로 활용되며 원본 제출이 부담스러운 상황에서 대체 수단으로 사용됩니다.
일부 기관에서는 ‘원본 대조필’이 찍힌 사본만 인정하는 경우도 있습니다.
원본과 사본 한눈에 비교
| 구분 | 원본 | 사본 |
|---|---|---|
| 의미 | 최초 발급 문서 | 복사된 문서 |
| 법적 효력 | 강함 | 제한적 |
| 주 사용 목적 | 계약·공식 절차 | 확인·보관용 |
언제 원본이 필요할까?
다음과 같은 경우에는 원본 제출이 요구되는 경우가 많습니다.
- 계약 체결이나 공증 절차
- 금융·법률 관련 업무
- 본인 확인이 중요한 행정 업무
이 경우 사본만 제출하면 추가 확인을 요구받을 수 있습니다.
사본으로 충분한 경우는?
서류 내용 확인이 목적이거나 단순 참고용이라면 사본 제출로 충분한 경우도 많습니다.
온라인 신청, 사전 서류 검토, 내부 기록 보관 등의 상황에서는 사본이 활용됩니다.
정리하며
서류 원본은 공식적 효력이 필요한 경우에, 사본은 확인이나 보조 자료가 필요할 때 사용됩니다.
제출 전에 ‘원본인지 사본인지’를 미리 확인하면 불필요한 재방문이나 서류 재제출을 줄일 수 있습니다.